Anticipos tiquetes viáticos

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ANTICIPO

Receptor y datos del anticipo

IMPORTANTE TENER EN CUENTA LAS SIGUIENTES INDICACIONES PARA ENTREGA DE ANTICIPOS

La Universidad no volverá a asumir los impuestos que no se practiquen, es decir que si dentro de los pagos que se vayan a efectuar con dineros de este anticipo, alguno está sujeto a retención, Ud. deberá practicarlos en nombre de la Universidad de Los Andes.

Cada vez que realice un pago a la Universidad de los Andes mensualmente debe llegar al Departamento de Contabilidad las facturas y los soportes dentro del mes de expedición junto con las retenciones en la fuente practicadas con el fin de contabilizarlas oportunamente.

Los documentos para la legalización del anticipo deben ser cuentas de cobro o facturas originales a nombre de la Universidad, cumpliendo con los siguientes requisitos:

FACTURA

  • La factura debe estar especificada como “factura de venta”.
  • Apellidos y Nombre o razón social y Nit del vendedor o quien presta el servicio.
  • Apellidos y nombre o razón social del adquiriente de los bienes o servicios (Universidad de los andes 860007386-1), junto con la discriminación del IVA pagado.
  • Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva.
  • Fecha de expedición.
  • Valor total de la operación.
  • El nombre o razón social y el Nit del impresor de la factura.
  • Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
  • Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.

Adicionalmente en las facturas expedidas deberá indicarse el número y la fecha de la resolución de autorización de numeración o señalar que la administración no se pronunció en el término señalado para ello. ( Res. 5709 de 1996, Art. 4, DIAN).

CUENTA DE COBRO

  • Ciudad y fecha de Expedición.
  • Apellidos y nombre o razón social del adquiriente de los bienes o servicios (Universidad de los andes 860007386-1)
  • Descripción del bien o servicio recibido.
  • Valor del bien o servicio recibido.
  • Firma, Número de Cedula, dirección y teléfono.
TIQUETES AÉREOS Y/O VIÁTICOS

Datos del viajero

Itinerario

Origen

Destino

IMPORTANTE TENER EN CUENTA LAS SIGUIENTES INDICACIONES EN CASO DE ENTREGA DE VIÁTICOS:

Requisitos mínimos que deben tener las facturas :

  • Apellidos y nombres o Razón Social y Nit del vendedor o de quien presta el servicio.
  • Fecha de expedición de la Factura.
  • Valor total de la operación con discriminación del IVA pagado.
  • Es preferible que la factura se expida a nombre de la Universidad de Los Andes y no a nombre del viajero).

Recuerde que el valor del transporte urbano o intermunicipal  NO requiere  factura, solo se debe relacionar su valor en el momento de legalizar el viaje en la casilla B “Gastos sin Factura” del formato “Legalización Gastos de Viaje”.
1. El profesor o empleado beneficiario cuenta con 30 días una vez terminado el viaje para la legalización del anticipo a través de los recibos, facturas y demás soportes de gastos.
2. Vencido el término de la legalización sin que medie manifestación de parte del beneficiario éste autoriza de forma expresa a la Universidad para que el anticipo recibido o el valor no legalizado se descuente de su salario del mes inmediatamente siguiente a la fecha límite de  su legalización.
3. Si por cualquier motivo el contrato de trabajo llegará a darse por terminado el profesor o empleado beneficiario, sin que medie manifestación adicional, autoriza a la Universidad para que se descuente el saldo del anticipo no legalizado, cuando haya lugar al mismo, sobre salarios, prestaciones sociales, vacaciones,  auxilios, beneficios, indemnizaciones, entre otros,  a los que tenga derecho al momento de la terminación.

 

- Para Viajes Nacionales: Por favor anexe copia de la cédula y el itinerario definido si lo desea
- Para Viajes Internacionales: Por favor anexe copia del Pasaporte y el itinerario definido si lo desea

SOLICITUD DE BIENES Y SERVICIOS (Cotizaciones, Compra equipos, Software, Pago facturas)

Nota 1: Recuerde tener claro el proveedor y confirmar que se encuentre creado en el sistema. En el siguiente enlace puede consultar si un proveedor se encuentra creado.
* Es recomendable hacer la búsqueda por NIT. Recuerde tener claro el proveedor y confirmar que se encuentre creado en el sistema.
* En caso de no tener acceso al tablero de proveedores, favor escribir a Ligia María García ([email protected]) para conocer el estado de su proveedor y solicitar el acceso al tablero. 
En caso de que el proveedor no se encuentre creado, ellos hacen su autorregistro en el siguiente enlace. Los invitamos a conocer y compartirles a sus proveedores el Manual para el diligenciamiento del Formulario de Autorregistro de proveedores aquí.

Nota 2: Si es cotización, lo contactará el asistente administrativo para apoyarlo en la solicitud de catálogos.

 

SOLICITUD DE PAGO CON TARJETA DE CRÉDITO (Submissions, Compras internacionales (libros), Dropbox, Inscripciones seminarios internacionales)

Notas

  • - La cita toma aproximadamente 5 días hábiles en ser asignada.
  • - Recuerde que los datos deben incluir a la Universidad de los andes en la factura, la cual será solicitada por nivel central para legalizar el pago.
  • - Es posible que los pagos tengan retención del 20%, que será asumida por el centro de costos del proyecto.
  • - Si el proveedor no está creado, el analista de proyectos se contactará con el director del proyecto para revisar.
Más información
  • Los archivos deben ser menores que 10 MB.
  • Tipos de archivo permitidos: jpg jpeg png txt pdf doc docx ppt pptx xls xlsx rar zip.
Más información
  • Los archivos deben ser menores que 10 MB.
  • Tipos de archivo permitidos: jpg jpeg png txt pdf doc docx ppt pptx xls xlsx rar zip.

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